1. Pendahuluan
Perkembangan teknologi, khususnya internet, membuat orang menjadi lebih
mudah untuk saling berinteraksi. Dengan internet teks, gambar, suara dan
video dapat dikirim kebelahan dunia manapun secara cepat, bahkan hanya
dalam hitungan detik saja. Hal ini menandakan bahwa internet mempunyai
potensi yang sangat besar untuk dijadikan sebagai sarana komunikasi dan
informasi yang handal dan murah.
Berdasarkan hal tersebut, secara nyata beberapa tahun yang lalu sekitar
awal tahun 90-an, saat internet masih awal-awal diperkenalkan ke seluruh
dunia, para teknisi IT berusaha berperan serta meramaikan suasana di
dunia internet. Banyak dari mereka yang membuat sebuah website, baik
untuk pribadi, lembaga, perusahaan ataupun instansi yang mereka miliki.
Pada waktu itu, membuat website bukanlah suatu hal yang dapat dilakukan
oleh semua orang, apalagi orang awam, sehingga bukan suatu hal yang aneh
bila saat itu jasa seorang webmaster sangat diperlukan. Mereka dibayar
mahal untuk melakukan tugasnya, walaupun website yang dihasilkan masih
sangat sederhana, statis dan monoton, dengan hanya mengandalkan bahasa
HTML dan beberapa gambar/video/suara sebagai pemanisnya.
Website dengan model statis seperti itu tentu saja tidak menyenangkan,
karena informasiinformasi yang tersedia di dalam website, tak ubahnya
seperti informasi-informasi yang bias ditemukan pada formulir,
brosur-brosur, maupun barang cetakan lainnya, walaupun di dalam web
tersebut terdapat halaman yang dapat berpindah ke halaman lainnya dan
bisa saling berhubungan (hyperlink).
Kendala yang terjadi dengan model web statis seperti
http://www.dikmenjurjogja.or.id,
bisa jadi pengunjung situs menjadi segan dan tidak akan pernah
mengunjugi website itu lagi, karena mereka hanya disajikan oleh isi
(content) halaman web saja, tanpa bisa berinteraksi secara aktif dalam
web.
Selain itu kekurangan lainnya dengan model web seperti ini banyak
menyita waktu dalam memperbaharui informasi yang ada dengan yang baru,
dan juga akan membutuhkan biaya yang besar dalam prosesnya.
Berkaitan dengan masalah di atas, pengelolaan content web secara
berkesinambungan (continue), menjadi hal yang paling penting dalam
pengembangan website. Untuk mengatasi problematika yang terjadi dalam
dunia website, salah satu cara penyelesaiannya yaitu dengan menerapkan
Content Management System (CMS).
2. Pengertian CMS
Content Management System atau lebih populer dengan singkatan CMS,
pertama kali muncul sebagai jawaban atas solusi dari kebutuhan manusia
akan penyediaan informasi yang sangat cepat.
Secara teori, CMS dapat diartikan sebagai berikut:
a. CMS adalah sebuah sistem yang memberikan kemudahan kepada para
pengguna dalam mengelola dan mengadakan perubahan isi sebuah website
dinamis tanpa sebelumnya dibekali pengetahuan tentang hal-hal yang
bersifat teknis. Dengan demikian setiap orang, penulis, maupun editor,
setiap saat dapat menggunakannya secara leluasa untuk membuat, menghapus
atau bahkan memperbaharui isi website tanpa campur tangan langsung dari
pihak webmaster
b. CMS dapat diartikan sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola isi sebuah web secara dinamis [7].
c. CMS dapat diartikan sebuah teknologi baru yang masih asing bagi
sebagian orang yang dapat membawa kesuksesan untuk setiap web [5].
Berdasarkan beberapa definisi di atas, secara sederhana dapat dikatakan
CMS adalah suatu sistem yang dibuat dengan menggunakan teknologi, dalam
hal ini skrip berbasis server, database server dan webserver oleh
seorang yang mempunyai kemampuan memprogram web yang sangat baik agar
pengelolaan website itu dapat dilakukan oleh siapa saja sehingga content
web dapat selalu dinamis.
3. Fungsi dan Manfaat CMS
3.1 Fungsi CMS
Sebuah sistem CMS bisa dikatakan baik apabila telah memenuhi beberapa persyaratan yang meliputi beberapa fungsi pokok yaitu [5]:
1). Fungsi pembuatan isi (content creation)
Dalam bagian ini fungsi dibuat agar diarahkan untuk mampu menangani
pengisian informasi secara mudah dan efisien, dimana seorang penulis
informasi tidak perlu menggunakan tag HTML dalam membuat sebuah halaman
web.
2). Fungsi manajemen isi (content management)
Dalam bagian ini fungsi dibuat untuk mengatur pusat isian, baik
penampilan data yang sudah atau belum terpakai sehingga dalam proses
penampilan informasinya menjadi mudah.
3). Fungsi menerbitkan isi untuk ditampilkan (publishing)
Dalam bagian ini fungsi dibuat untuk memuat fleksibilitas dan
pengembangan halaman web yang dihasilkan. tampilan (Layout) halaman
dispesifikasikan melalui sebuah halaman dengan pola yang telah
disediakan (template)
4). Fungsi penampil isi (presentation)
Dalam bagian ini fungsi dibuat untuk menampilkan isi terhadap informasi yang telah tersimpan untuk ditampilkan di atas browser.
3.2 Manfaat CMS
Bila CMS dapat diterapkan dengan baik, ada beberapa manfaat dari penggunaan CMS yang dapat dijabarkan sebagai berikut[4]:
1). Manajemen data
2). Mengatur siklus hidup website
3). Mendukung web templating dan standarisasi
4). Personalisasi website
5). Sindikasi
Sindikasi memberikan kemungkinan kepada sebuah website untuk membagi isinya kepada website-website yang lain.
6). Akuntabilitas dan efisiensi
4. Prinsip CMS
CMS secara prinsip dapat digunakan untuk berbagai macam keperluan dan
dalam berbagai kondisi, terutama yang berhubungan dengan dunia website,
beberapa diantaranya yaitu:
a. Mengelola website pribadi.
b. Mengelola website perusahaan/bisnis.
c. Portal atau website komunitas.
d. Galeri foto, dan lain sebagainya.
e. Forum.
f. Aplikasi E-Commerce.
5. Penggolongan CMS
Karena disadari akan pentingnya CMS, banyak para pakar membuat aplikasi
CMS dengan berbagai fitur handal yang ditawarkan, hal ini dapat di lihat
dengan maraknya topik mengenai CMS di internet. Beberapa situs web yang
mengkaji mengenai CMS di internet yaitu
http://www.kyantonius.com,
http://www.oscom.org,
http://www.duniakita.net, dan
http://www.steptwo.com. Oleh karena itu berdasarkan aplikasinya, CMS dibagi menjadi 2 golongan yaitu:
a. CMS Komersil
Dibuat dan dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan software yang
menjalankan usahanya dengan motif mencari keuntungan. Beberapa aplikasi
CMS yang ada di pasaran yang cukup terkenal yaitu STELLENT (Stellent
Content Management Suite), VIGNETTE (V7Content Management Suite),
INTERWOVEN (Team Site 6.0.)
b. CMS Open source
Dibuat dan dikembangkan oleh sekelompok orang atau perusahaan yang
intinya memberikan sebuah alternatif murah dan terjangkau kepada para
pengguna. Tersedia secara gratis dan dapat dipergunakan sesuai dengan
kebutuhan tanpa ada batasan. CMS jenis ini juga memberikan akses kepada
penggunanya untuk mengetahui kode-kode pemograman yang disertakan,
sehingga memudahkan pengguna memodifikasi CMS di masa-masa yang akan
datang.
Kelebihan CMS jenis ini, yaitu kode pemrograman terbuka untuk umum,
sehingga apabila ada bugs, para pengguna dapat saling bahu-membahu dalam
hal melacak dan memberikan dukungan teknis dan non-teknis kepada yang
membutuhkan.
Beberapa jenis aplikasi CMS Open Source yang ada dipasaran seperti ZOPE
(Content Management Framework), OPEN CMS (Open CMS), POSTNUKE (Post
Nuke), PHP Nuke, MAMBO OPEN SOURCE (Mambo Open source).
6. Manajemen Portal
Manajemen portal yang dilakukan dalam prototype CMS yang dibuat
berdasarkan pendekatan dari Abdul Kadir dan Terra [3], secara umum
prototype yang dibuat menampilkan sejumlah informasi, beberapa
diataranya yaitu berita, artikel, data Polling beserta jawabannya serta
layanan terhadap member. Model pengelolaan yang diterapkan dalam
prototype ini, lebih dari satu orang pengelola, namun puncak keputusan
tetap dilakukan oleh satu orang, sehingga dari beberapa pengelola
tersebut tetap ada pimpinan, dalam hal ini dapat diartikan sebagai
pemilik website (top administrator) sehingga informasi yang disajikan di
dalam website tersebut berada dibawah kontrol dari top administrator
dan tetap terjaga keamanannya.
Dengan model pengelolaan seperti di atas, top administrator akan
mempunyai hak penuh dalam pengaturan content pada website, sehingga
dalam membantu tugas-tugasnya untuk memanejerial atau menyajikan
informasi, dapat dibantu oleh orang lain (dalam hal ini bukan web
master). Top administrator dapat memilih administrator web berdasarkan
kriteria yang telah ditetapkannya, artinya top administrator dapat
memilih administrator tanpa harus melihat latar belakang kemampuannya
secara teknis tentang web, sehingga dalam hal ini biaya yang dikeluarkan
oleh top administrator dapat ditekan.
Selain itu, salah satu model manajemen portal pada prototype yang dibuat
ini disesuaikan dengan portal berita yang sudah ada, yaitu adanya
kewenangan pengunjung biasa (tanpa status) untuk bisa mengirimkan
berita, sehingga pemilik website bisa mendapatkan informasi berupa
berita terbaru dari berbagai sumber, tanpa perlu mencari berita
tersebut. Diasumsikan pemilik website hanya mengedit/memeriksa
redaksional dari berita yang dikirimkan oleh pengunjung, kemudian
memverifikasi berita tersebut dan menampilkannya (publish) pada halaman
utama. Bila pengunjung dengan nama dan email yang sama telah ikut serta
dan mengirimkan berita lebih dari 10 kali, maka pihak pengelola
administrasi berita akan mengirimkan email konfirmasi kepadanya untuk
bersedia bergabung menjadi member dan akan mendapatkan penghargaan
nantinya. Kelebihan layanan terhadap member yang terdapat pada web ini
yaitu adanya kewenangan member untuk dapat mengubah tampilan/layout
berdasarkan pilihan yang sudah disediakan oleh pengelola, sehingga
dengan adanya layanan ini diharapkan member tidak bosan mengunjungi dan
berinteraksi dengan web yang ada. Selain itu, dengan adanya layanan ini
diharapkan kuantitas member dapat meningkat, sehingga dengan banyaknya
member yang ada dapat meningkatkan page rating dari situs yang akan
membuat ketertarikan dari suatu instansi untuk membantu menjadi sponsor.
7. Analisa Kebutuhan Perangkat Lunak CMS Pada Situs Portal Berita
Sebagaimana yang telah diterangkan sebelumnya bahwa dalam penelitian ini
akan dibangun prototype dari sebuah CMS agar pemahaman dan prinsip CMS
mudah dimengerti dan dipahami.
Sesuai dengan beberapa prinsip CMS yang ada, salah satunya yaitu untuk
mengelola komunitas/portal, maka dalam penelitian ini dibangun prototype
CMS yang dibuat berupa sebuah portal berita. Alasan yang menjadikan
portal berita sebagai prototype CMS yaitu karena banyaknya situs-situs
web yang lebih mengedepankan beberapa penyajian informasi berupa berita
dan penyajian artikel, beberapa diantaranya yaitu
http://www.yahoo.com,
http://www.kompas.com,
http://www.astaga.com,
http://www.detik.com.
Oleh karena itu, dalam penelitian ini, dibuat portal berita dengan
menggunakan PHP sebagai skrip untuk membuat antarmuka(interface), dan
MySQL sebagai databasenya, untuk membuktikan bahwa dengan CMS, seseorang
(pengguna komputer) dapat melakukan pengelolaan website, tanpa harus
melihat latar belakang pengetahuannya secara teknis tentang web.
Hal lainnya yang membedakan manajemen portal pada prototype web portal
berita ini dengan model-model yang sudah ada, yaitu adanya tingkatan hak
akses antara pengunjung biasa, member, dan pengelola. Beberapa
tingkatan akses tersebut yaitu :
a. Pemiliki website (Top Administrator) yang memiliki hak akses terhadap
semua fasilitas yang dimiliki, sehingga alir kerja sistem secara penuh
ada di bawah kontrol Top Administrator.
b. Administrator biasa, yaitu administrator dengan hanya memiliki hak
akses berdasarkan kriteria yang diberikan oleh Top Administrator.
c. Member, yaitu user web yang telah melakukan registrasi, dan telah menjadi anggota dalam sistem.
d. User biasa, yaitu user web yang bukan member dan bukan administrator.
Gambar 1. Diagram Konteks CMS portal berita
8. Perancangan Sistem
Perancangan kebutuhan fungsional dilakukan dengan menggunakan tools Data
Flow Diagram. Diagram Kontek untuk aplikasi portal berita ini dapat
dilihat pada gambar 1. Sedangkan untuk DFD level 1 dapat dilihat pada
Gambar 2.
Gambar 2. Diagram Level 1 prototipe CMS
Untuk kebutuhan basis data maka digunakan ER-Diagram sebagai
toolsnya. ER-Diagram untuk prototype sistus portal berita ini dapat
dilihat pada gambar 3.
Gambar 3. ER-Diagram prototype CMS
9. Implementasi
Gambar 4 adalah halaman pertama kali user membuka url dari situs web, sehingga pada
halaman ini akan ditampilkan informasi berita terbaru dan menu-menu yang ada juga dapat dilihat pada gambar tersebut.
Gambar 4. Tampilan Halaman Utama Prototype CMS
9.1 Manajemen portal berita
Sebagaimana yang diterangkan secara umum dalam kajian teori, maka untuk
prototype CMS kekuasaan penuh ada pada top administrator (dalam hal ini
adalah bisa diartikan sebagai pemilik website). Oleh karena itu pada
halaman utama seperti Gambar 4, untuk menu pilihan dapat diakses oleh
siapa saja, sedangkan untuk menu pengelola atau menu administrasi hanya
bisa diakses oleh pengelola dengan otorisasi yang dimilikinya. Pada
prototype CMS yang dibuat dalam penelitian ini dilakukan oleh satu orang
top administrator dan dua orang administrator (terdapat tiga pengelola)
dengan perbedaan hak akses antara kedua administrator yang ada. Selaku
top administrator dalam prototype CMS ini adalah user nando, dan kedua
orang administrator yang ada yaitu user fitriku dan user ayub. Tampilan
jumlah pengelola dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5. Halaman memodifikasi data Pengelola
Berdasarkan gambar 5, dapat dilihat bahwa manajemen dari prototype CMS
yang dibuat itu tergantung dari user nando (selaku webmaster/pemilik),
sehingga karena saat login pertama kali dan kriteria sesuai dengan
seorang top administrator maka akan menjumpai halaman administrasi utama
seperti gambar 6, sedangkan bila pengelola tersebut login bukan sebagai
seorang top administrator sesuai dengan otorisasi yang diberikan
kepadanya, maka masing-masing administrator akan mendapati tampilan
halaman administrasi yang berbeda pula. Untuk lebih jelasnya coba
perhatikan pada gambar 7 yaitu user fitriku dan gambar 8 untuk user
ayub.
Gambar 6. Halaman utama bagi top administrator.
Gambar 7. Halaman utama bagi user fitriku.
Gambar 8. Halaman utama bagi user Ayub.
Berdasarkan ketiga gambar yaitu gambar 6, 7 dan 8 dapat dilihat
secara jelas bahwa masing-masing pengelola ketika login akan mendapatkan
tampilan halaman administrasi yang berbeda berdasarkan hak akses yang
dimilikinya. Oleh karena itu, wewenang yang dikerjakan masing-masing
pengelola itu berdasarkan menu yang ada, sehingga ketika user fitriku
berhasil login, dia hanya bias mendapati menu edit artikel dan edit user
(member), sehingga user fitriku hanya bekerja dan bertugas untuk
mengelola bagian tersebut. Berbeda halnya dengan user ayub, berdasarkan
menu yang ada, hanya dapat melakukan pengelolaan terhadap bagian berita
dan Polling saja, selebihnya dia tidak dapat memodifikasi artikel baik
itu menambahkan maupun menghapusnya, selain itu tidak dapat juga
memodifikasi data member. Oleh karena itu segala aksi yang dimiliki oleh
administrator yang ada, dapat dikontrol secara penuh oleh
administrator.
Masing-masing user dapat mengganti layout sesuai dengan keinginan
mereka. Gambar 9 menunjukkan halaman yang digunakan oleh member untuk
mengganti mengganti layout sesuai keinginannya berdasarkan pilihan yang
sudah ada. Tampilan layout untuk user fera dapat dilihat pada gambar 10.
Gambar 9. Pilihan tampilan layout sesuai selera
Gambar 10. Tampilan layout user fera
10. Kesimpulan
Dari uraian yang sudah disampaikan dapat disimpulkan:
a. Dengan mengimplementasikan CMS, seorang yang bukan webmaster
sekalipun dapat melakukan pengelolaan web menjadi dinamis sehingga
penyajian informasi dapat dilakukan dengan cepat.
b. Dengan menggunakan CMS, proses update informasi tidak hanya
dimonopoli oleh seorang administrator saja. Dengan demikian akan
didapatkan penghematan waktu, tenaga dan biaya, selain itu proses
administrasi situs dapat dilakukan secara mudah karena bentuk
pengelolaannya terdistribusi.
Daftar Pustaka
[1]. Budiyanto, U., Content Management System, 2003, Paper pada
IlmuKomputer.com
[2]. Fathansyah, Basis Data, 1999, Informatika Bandung, Bandung.
[3]. Kadir, A dan Triwahyuni, T., Pengenalan Teknologi Informasi, 2003, Andi Offset, Yogyakarta
[4]. Kemas, Y., Pengantar Content Management System, 2003, Paper Kuliah Umum
IlmuKomputer.com
[5]. Robertson, J., Article: How to evaluate a content management System, Step Two Designs, Pty, Ltd., Australia.
[6]. Sitindaon, F., Belajar Sendiri Membuat Aplikasi Web Database
Dinamis Menggunakan Perangkat Open Source, 2003, Elex Media Komputindo,
Jakarta
[7]. Suryatmoko, S., Belajar Sendiri Membuat Web Portal dengan PHP Nuke, 2003, Elex Media Komputindo, Jakarta.